RGPD
CHARTE DE PROTECTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
Le POLO DE PARIS est un Cercle Privé et dans ce cadre, s’engage à ne pas exploiter vos données à des fins commerciales.
Nous nous engageons, dans le cadre des activités du Cercle et conformément à la législation en vigueur en France et en Europe, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel des Membres et de leur famille.
Cette charte vous informe sur la façon dont le Cercle, ses sous-traitants et ses éventuels partenaires traitent vos données personnelles.
Quelles sont vos données personnelles que nous collectons et traitons ?
Nous collectons et traitons les données personnelles des Membres et de leur famille, qui sont strictement nécessaires à la finalité poursuivie.
La nature des données traitées sont :
- Les données d’identification du Membre : nom, prénom, nom de jeune fille, nom du père du candidat, nom de jeune fille de la mère du candidat, photocopie de la carte d’identité, du passeport ou du livret de famille, photos d’identité et photos prises lors des évènements sportifs et culturels organisés au sein du Cercle,
- Les données d’identification du conjoint : nom, prénom, nom de jeune fille de la mère du candidat, photos d’identité et photos prises lors des évènements sportifs et culturels organisés au sein du Cercle,
- Caractéristiques personnelles des Membres : date de naissance, lieu de naissance, nationalité, titre nobiliaire,
- Caractéristiques personnelles du conjoint : date de naissance, lieu de naissance, nationalité,
- Les données d’identification des enfants : nom, prénom, date de naissance, photos d’identité et photos prises lors des évènements sportifs et culturels organisés au sein du Cercle,
- Données de contact des Membres : adresse postale, numéro de téléphone des résidences, adresses électroniques,
- Vie personnelle des Membres : centres d’intérêts, statut marital, enfants, résidence fiscale, autres clubs ou cercles, décorations, distinctions, fonctions honorifiques,
- Vie professionnelle des Membres et conjoints: étude, diplômes, carrière professionnelle,
- Données économiques et financières des Membres : moyens de paiement, informations bancaires (RIB, Iban,…), historique des paiements,
- Activités sportives exercées par les Membres et leur famille (conjoint et enfants)
- Données de connexion, d’usage des services et d’interaction : logs de connexion et d’utilisation du site « polodeparis.com »
Pour quelles finalités collectons nous vos données ?
Le Cercle traite les données personnelles pour des finalités déterminées, explicites et légitimes qui permettent l’exercice de son objet, le respect du Règlement intérieur et le bon déroulement de son fonctionnement. Les données personnelles des Membres permettent au Cercle :
- d’analyser et traiter les admissions de nouveaux Membres, les démissions et radiations,
- de gérer les cotisations annuelles,
- de constituer et mettre à jour l’annuaire annuel des Membres,
- d’organiser les activités sportives et culturelles,
- d’effectuer des opérations de communications
- à l’égard des Membres par l’envoi d’une lettre d’information, par la publication de photos d’évènements sportifs et culturels sur le site du POLO DE PARIS et sur sa photothèque, dans la gazette, l’annuaire, des affiches de communication et tout autre support de communication qui serait développé,
- à l’égard du public par la publication de photos d’évènements sportifs et culturels sur les réseaux sociaux (par exemple sur le compte Instagram ou Facebook du Cercle).
- Assurer la sécurité des lieux, l’accès aux lieux notamment par la carte « personnelle », faire respecter le code d’éthique du Cercle,
- Gérer les demandes relatives aux droits des personnes concernées (Membres et leur famille).
Le traitement de l’ensemble des données listées supra (à l’exception des photos prises lors d’évènements) est nécessaire pour instruire vos demandes de candidature, répondre à vos demandes de renseignements, les prises de rendez-vous, la validation de vos inscriptions, la mise à jour de l’annuaire, vous adresser une lettre d’information. Le traitement des données titre, nom, prénom et adresse postale est indispensable pour la constitution et la mise à jour de l’annuaire.
Si vous ne souhaitez pas que nous traitions vos données (à l’exception des photos prises lors d’évènements sportifs et culturels), nous ne pourrons pas prendre en considération votre demande de candidature ou d’appel à cotisations, ni mettre à jour vos données et vous ne pourrez plus être Membres du Cercle.
L’autorisation de diffusion de photos vous représentant individuellement ou de façon reconnaissable prises au cours d’évènements sportifs ne conditionne pas le bénéfice des services du Cercle. Si vous ne souhaitez pas que des photos vous représentant individuellement ou de façon reconnaissable soient publiées ainsi qu’il est décrit ci-dessus, vous pouvez nous écrire à l’une des adresses indiquée à la rubrique « comment exercer vos droits ».
Vos données sont conservées dans une base de données active pendant toute la durée de votre adhésion au Cercle.
A la fin de votre adhésion au POLO DE PARIS, quelle qu’en soit la raison, vos données sont archivées dans une base de données spécifique et conservées à des fins historiques pendant trois ans.
Certaines données sont conservées pour la durée de nos obligations légales.
Les dossiers de candidature sont conservés et archivés dans un lieu fermé à clef ainsi que sous forme numérique pour les dossiers plus récents. Leur accès est limité au Président, aux Membres composant la commission de sélection des candidats et au seul personnel administratif du Cercle qui sont habilités et doivent accéder aux données en raison de leur fonction.
Quels sont les destinataires de vos données ?
Les données personnelles sont destinées aux seules personnes chargées de la gestion du Cercle et aux services chargés de l’administration et de la gestion des Membres. Les données sont hébergées sur des serveurs situés au sein du Cercle ou auprès de nos prestataires informatiques sur des serveurs sécurisés. Elles ne sont pas transférées à un tiers.
Les données peuvent également être traitées par des partenaires du Cercle. Il s’agit des situations où des partenaires interviennent pour la fourniture de prestations. Il peut également s’agir de traitements auxquels il vous est proposé de consentir. En aucune façon, les partenaires n’utiliseront ces données à des fins commerciales.
Les données traitées peuvent être transmises aux autorités compétentes, à leur demande, dans le cadre de procédures judiciaires ou fiscales, dans le cadre de recherches judiciaires et de sollicitations d'information de la part des autorités.
Certaines données à caractère personnel font l’objet d’une diffusion sous la forme de l’annuaire qui est diffusé uniquement après des Membres. Ces derniers doivent conserver la confidentialité de l’annuaire et s’interdire de les jeter ou de les donner ou de les vendre. Si vous ne souhaitez pas conserver les annuaires périmés, nous vous invitons à les rapporter au Cercle qui se charge de les détruire chaque année.
Les photos transmises avec le formulaire d’appel à cotisation peuvent être utilisées pour des communications strictement internes au Cercle.
Les Photos prises au cours d’évènements sportifs et culturels peuvent être diffusées hors du Cercle.
Aucune autre utilisation de vos données personnelles n’est faite, ni aucune exploitation commerciale.
Vos données sont-elles traitées hors UE ?
Les données collectées ne sont pas traitées hors de l’Union Européenne.
Quels sont vos droits ?
Vous pouvez exercer vos droits d’accès aux données personnelles vous concernant, à les faire rectifier, effacer, à demander la portabilité de vos données, à limiter vos données à caractère personnel qui sont traitées, à vous opposer à leur traitement et à retirer votre consentement à tout moment.
Vous pouvez émettre des directives sur la conservation, la suppression ou la communication de vos données personnelles après votre décès.
Comment exercer vos droits ?
Vous pouvez exercer vos droits à tout moment, ainsi que contacter le coordinateur à la protection des données personnelles :
- soit à l’adresse électronique suivante : dpd@polodeparis.com
- soit à l’adresse postale :
POLO DE PARIS
Coordination à la protection des données
Route des Moulins
Bois de Boulogne
75016 PARIS
Toute demande d'exercice de vos droits doit être accompagnée de la photocopie d’un justificatif d'identité (carte nationale d'identité délivrée par l'Etat français ou carte d'identité de l'union Européenne ou passeport). Une réponse vous sera adressée dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande.
Possibilité de saisir la CNIL
Si vos échanges avec le POLO DE PARIS n’ont pas été satisfaisants, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel en France.
Comment vos données sont-elles sécurisées ?
Le Cercle s’assure que vos données sont traitées en toute sécurité et confidentialité, y compris lorsque certaines opérations sont réalisées par des sous-traitants. A cet effet, les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour éviter la perte, la mauvaise utilisation, l’altération et la suppression des données personnelles vous concernant sont mises en place. Ces mesures sont adaptées selon le niveau de risque que présente le traitement ou sa mise en œuvre.
Modification de la Charte de protection des données
La présente charte de protection des données personnelles peut être amenée à évoluer pour tenir compte de l’évolution des pratiques et de la législation. Une nouvelle version sera alors mise en ligne et fera foi.